Die PIM-System Agentur in Stuttgart: PIM mit Shop-,
Print- und SAP-Anbindung für Anlagen-Ersatzteile

Sprimag ist einer der weltweit größten Hersteller für automatische Lackieranlagen. In Sprimag Anlagen werden Bremsscheiben mit einer Schutzschicht versehen, Handyschalen lackiert oder Spray- und Coladosen so beschichtet, dass sie nicht z. B. von der extrem korrosiven Cola aufgefressen werden. Die Firma erwirtschaftet inzwischen weit über 25 % ihres Umsatzes mit Verschleiß- und Ersatzteilen. So wurde nach Mitteln und Wegen gesucht, die Datenhaltung und die Verkaufsprozesse dieser Teile effizienter zu machen. Denn bisher lief das alles an zu vielen verschiedenen Stellen – und das dazu noch wenig effizient. Möchten auch Sie Ihre Ersatzteile oder Produkte effizient wie nie verwalten und verkaufen? Dann lesen Sie diesen Artikel.

Die Situation: Datenpflege in Web, Print und im ERP

In der Vergangenheit war der Ersatzteilverkauf und vor allem die Aufbereitung der dafür benötigten Daten sehr mühsam für das ganze Unternehmen. Die Serviceabteilung war ständig mit Datenpflege und Abwicklung beschäftigt. Die Verwaltung war mit Datenpflege beschäftigt. Und das Marketing war mit der Pflege eines Bestell-Konfigurators via Internet sowie der Produktion diverser Printmedien mehr als ausgelastet, wozu Datenblätter, Ersatzteil-Broschüren und sogar ein ganzer Ersatzteil-Katalog gehörten. Diese mussten zudem ständig aktualisiert werden. Definitiv zu viel Arbeit mit Produktdaten an zu vielen verschiedenen Stellen. Abhilfe musste her, alles sollte zentral vereinheitlicht werden. Einmal eingeben, mehrfach in Shop, Print und ERP ausgeben.

Die Lösung im Detail: PIM + Online-Shop (Magento) + InDesign-Gateway

Die Agentur schnürte Sprimag folgendes Applikationspaket: Zwischen das ERP-System SAP sollte ein Open Source PIM-System geschaltet werden, das die Daten ins Internet und in Printmedien ausspielen konnte. Es wurde so angelegt, dass es die Texte, Bilder, Videos, Artikelnummern und andere verwaltungstechnische Daten so aufnehmen konnte, wie es die Firma Sprimag im speziellen Ersatzteilsektor benötigte. Vor allem die Strukturierung der Maßeinheiten unterschiedlichster Kleinteile stellte die Agentur vor Herausforderungen, die jedoch gelöst werden konnten. Für das Ausspielen der Daten in den „Ersatzteil-Shop“ im Internet wurde das Shopsystem Magento gewählt, übrigens ebenfalls ein Open Source System, das mit dem PIM-System fehlerfrei und stabil harmoniert. Für das Ausspielen der Daten in den Printbereich musste ein Gateway gefunden werden, dass die Daten ins Grafikprogramm InDesign übersetzte. Die Agentur setzte das Gateway erfolgreich auf und entwickelte für den Kunden geeignete Templates, um die Daten auch ins Print gescheit ausspeilen zu können.

Nicht nur Web-, sondern auch Print-Know-how

Hier zahlte sich aus, dass die Mutter der Pim-Machine, die SalesMachine GmbH, auch über ein langjähriges Print-Know-how verfügt und im Gegensatz zu reinen Programmier-Agenturen auch über klassische Grafik-Designer verfügt. Der Seitenaufbau wurde vom Konzeptioner der Agentur selbstständig so entwickelt, dass die für den Kunden erforderlichen Informationen auf den Seiten perfekt eingeplant waren. Der Kunde musste die Agentur in diesem Punkt nicht briefen (!), sondern die Agentur kam mit der Produktwelt des Kunden selbst klar. Ein toller Service und Vorsprung. Dabei wurden vorausschauend unterschiedliche Seitentypen bereitgestellt, die Texte und Tabellen unterschiedlicher Umfänge und Bilder unterschiedlichster Formate aufnehmen konnte. So wurde vorsorglich für extreme Querformate ein eigenes Template angelegt und für extreme Hochformate auch. Durch Kunstgriffe wie diese, hinter denen langjähriges Print-Know-how für Harcore-Technik-Themen steckt, gelang es, die Seiten trotz heterogenster Informations-Tiefen so automatisch befüllbar zu gestalten, dass sie optisch einen guten Eindruck machten.

Anbindung ans SAP-System

Vor der Freigabe des Angebots hatte die Agentur aber noch eine Hürde zu nehmen: Der Kunde wollte sicherstellen, dass das komplette System ans ERP-System von Sprimag von SAP angebunden werden konnte. Die Agentur konnte diesen Nachweis problemlos erbringen und damit konnte die Arbeit gestartet werden. Sprimag wollte jedoch nicht, dass die Umsetzung gleich schon mit der SAP-Anbindung startet, da man nicht sofort sämtliche Ersatzteil-Produkte mit allen Daten top gepflegt im System vorhalten konnte. Erst nach der Befüllung des kompletten Shops sollte direkt online via SAP bestellt und abgewickelt werden können. Wichtig: Nicht jeder Kunde hat die Möglichkeiten oder das Budget, gleich eine komplette Prozesskette auf einmal zu bestellen (oder zu befüllen). In diesem Fall ist auch eine schrittweise Realisierung kein Problem. Die Module können nach und nach realisiert werden – sie müssen nur im Vorfeld so projektiert werden, dass sie hinterher perfekt zusammen laufen. Die Pim-Machine ist mit der SalesMachine GmbH im Rücken dafür der ideale Partner für mittelständische Kunden, die einen Tick genauer auf Budgets achten müssen als z. B. Großkonzerne.

Die Basis für die Lösung: ein zentrales Open Source PIM-System

Sprimag beauftragte die Agentur SalesMachine mit ihrer Division „Pim-Machine“ mit der Lösung des Problems. Doch zuvor hatte sich das Unternehmen lange nach einem Partner für ihr PIM-System umgesehen. Fast alle Anbieter auf dem Markt erwiesen sich mit sechsstelligen Summen jedoch als viel zu teuer für einen technischen Mittelständler wie Sprimag. Zudem drohten die Folgekosten für die Systeme ins Unermessliche zu gehen, da aufgrund von Lizenzgebühren jedes Jahr erneute Nachschläge vorprogrammiert waren. Zu viel für die Schwaben. Das Angebot der SalesMachine lag weit unter allen anderen Angeboten der Wettbewerber, so dass man auf Seiten von Sprimag zuerst Qualitätseinbußen bei der Lösung befürchtete. Doch der attraktive Preis veranlasste das Unternehmen zu weiteren Gesprächen.

In den Gesprächen stellte sich heraus, dass der vergleichsweise günstige Preis nicht durch etwaige Qualitätsschwächen zustande kam, sondern durch das Thema „Open Source“. Die SalesMachine (mit ihrer Pim-Machine Division) war der einzige Anbieter, der PIM-Systeme anbot, deren Quell-Codes frei am Markt verfügbar waren und von einer weltweiten Community ständig weiterentwickelt wurden. So, wie es bei CMS-Systemen wie TYPO3 oder Shopsystemen wie Magento oder Shopware heute schon längst üblich ist. Open Source bedeutete so also für Sprimag keine Qualitätseinbußen, sondern ein günstigeres Angebot ohne „Knebelvertrag“ mit freier Partnerwahl und einer ausgereiften Lösung. Und die Agentur erwies sich als ein souveräner „Customizer“ der Open Source Applikation. Überzeugt, den richtigen Partner gefunden zu haben, war Sprimag eigentlich schon nach der ersten Demo des Systems. Das System machte schon allein vom Look & Feel her einen sehr guten Eindruck, es wirkte schon allein von seiner grafischen Benutzeroberfläche her viel moderner als die meisten teuren Lizenzgebühr-Systeme und erfüllte von seinem Funktionsumfang her schon bei der ersten Begutachtung alle Anforderungen von Sprimag. Die Agentur versicherte Sprimag, dass das Pim-System genau das hielt, was es optisch versprach – und so war es dann auch.